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Überlegungen zur Migration zu MAX Denkbare Varianten Argumente gegen "MAX light" Argumente gegen "Duplizieren" Argumente gegen "Migration"
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Überlegungen zur Migration zu MAX

Denkbare Varianten

  1. Keine Migration
  2. MAX light: Basisseite mit minimalen Inhalten (aktuell bei 13 Instituten im Einsatz)
  3. Duplizieren: Vorhandene Inhalte kopieren
  4. Migration: Inhalte übertragen und lokal nicht mehr vorhalten

Argumente gegen "MAX light"

  • Verwirrung: Nutzer könnten die "MAX light"-Seite fälschlicherweise für die Haupt-Intranetseite halten und relevante Informationen vermissen.
  • Aufwand ohne Mehrwert: Der Zeitaufwand 1 für die Einrichtung steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, da keine Vorteile für die Institutsmitglieder ersichtlich sind. Die Motivation sollte hinterfragt werden.

Argumente gegen "Duplizieren"

  • Hoher Arbeitsaufwand: Ohne API-Schnittstelle entsteht ein erheblicher manueller Aufwand für die doppelte Pflege der Inhalte.
  • Inkonsistenzen: Manuelle Synchronisation birgt das Risiko veralteter und widersprüchlicher Informationen.
  • Inkompatibilität: Das bestehende Intranet-Framework ist speziell auf die Bedürfnisse des Instituts zugeschnitten und angepasst 2. Bei MAX ist eine individuelle Anpassung nicht möglich, und nicht alle Inhalte lassen sich problemlos übertragen3.
  • Zusätzlicher Aufwand: Die bevorstehende Migration von SharePoint zu SharePoint Online wird voraussichtlich erneute Anpassungen erfordern.
  • Datenschutzrisiko: Die Speicherung von Daten außerhalb der eigenen Infrastruktur erhöht das Risiko eines Datenmissbrauchs.
  • Aufwand ohne Mehrwert: Der Zeitaufwand für die Einrichtung und Betrieb steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, da keine Vorteile für die Institutsmitglieder ersichtlich sind. Die Motivation sollte hinterfragt werden.

Argumente gegen "Migration"

  • Verfügbarkeit: Technische Probleme könnten zu einer geringeren Verfügbarkeit führen, basierend auf der höheren Anzahl und Komplexität der beteiligten Systeme4.
  • Eingeschränkter Zugang: Informationen in MAX sind nur für Personen mit PVS-Account zugänglich, was eine Mehrbelastung für die Personalverwaltung darstellt und zu Verzögerungen führen kann5.
  • Zugangsbarrieren: Die Browser-Anmeldung und die Einführung von MFA erschweren den Zugang zu MAX.
  • Zukunftssicherheit: Die langfristige Kontinuität von MAX ist ungewiss, und Abhängigkeiten von Microsoft-Entwicklungen bestehen6.
  • Datenzugriffsrisiko: Die ausschließliche Speicherung von Daten außerhalb der eigenen Infrastruktur erhöht das Risiko eines temporären oder dauerhaften Datenverlustes.
  • Redundante Datenpflege: Ohne API-Anbindung müssen Daten, die auch auf anderen Systemen benötigt werden7, manuell gepflegt werden.
  • Nutzererfahrungen: Einige Nutzer sind mit dem Zugang, Support und der Performance von MAX unzufrieden8.
  • Supportqualität: Bei technischen Problemen wäre der Support nicht mehr durch den lokalen Helpdesk gewährleistet, sondern durch einen weniger responsiven zentralen Helpdesk.
  • Aufwand ohne Mehrwert: Der Zeitaufwand für die Einrichtung und Betrieb steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, da keine Vorteile für die Institutsmitglieder ersichtlich sind. Die Motivation sollte hinterfragt werden.

Footnotes

  1. Es wird viel Zeiteinsatz gefordert und die Verfahren erscheinen umständlich: "lokales Team", "wöchentliche jour-fixes a 2 Stunden", "wir geben Ihnen eine Excel-Tabelle, Sie füllen die aus, schicken die an uns zurück, wir geben die dann an IKT, die legen dann Ihre Seitenstrukur an". Der zentrale Aufwand an Personal, Lizenzkosten und Kosten für Auftragnehmer sind maßlos, belastet allerdings die Max-Planck-Gesellschaft als Ganzes und wird nicht im Instiutshaushalt abgebildet. ↩

  2. Intranet: 53 closed issues 2020-2022, Hauptsächlich Wünsche von M.B. https://github.molgen.mpg.de/molgen/mpicms/issues?q=is%3Aissue+is%3Aclosed aber auch anderes kommunizierte Wünsche, zuletzt Synchronisation der Kontakte und Kalender-Daten zur Nextcloud. ↩

  3. Beispielsweise bietet die Mitarbeiter-Liste im Max keine Raumnummern. ↩

  4. www.mpg.de : 2022 7 Ausfälle, 2023 23 Ausfälle (längster 408 Minuten), 2024 bereits 5 Ausfälle, GWDG-Hack 2023 ↩

  5. Derzeit werden Personen mit "kleinem Gastvertrag" nicht eingepglegt, wirẃ auch nicht Mitarbeiter der Firma Wachschutz, Kurzzeitgäste, Schülerpkatikanten etc. In Übergangsphasen würde es zu Verzögerungen kommen. Daneben gibt es technisch bedinge weitere Verzögerungen: O.P., GV, als Antwort auf Beschwerden: "Es ist ein (lange) Kette über verschiedenen Systeme und Sync Prozesses bis neue Nutzer Profile oder Änderungen der selbigen im MAX Verfügbar sind. Selten haben die Probleme mit MAX/SharePoint zu tun, sondern liegen an Systeme oder Prozessen die vorgelagert sind. Wir sind mit MAX das letzte Glied in der Kette!" ↩

  6. "maxNet has been shut down on January 31st 2020" ↩

  7. LDAP-Adressbuch, Nextcloud-Kalender, News für Inforscreen, ... ↩

  8. Siehe Umfrage EDV-Leiter ↩